Wil je een afwezigheidsmelding instellen in de webmail, bijvoorbeeld omdat je op vakantie gaat? Dat kan! in dit artikel leggen we uit hoe je dat doet.
Een afwezigheidsmelding instellen
In de webmail kan je eenvoudig een afwezigheidsmelding instellen, ook wel 'Out-of-Office' genoemd. Hiermee reageer je automatisch op alle e-mails die naar jouw e-mailadres worden gestuurd, met een standaardtekst die je van tevoren hebt ingesteld. Zo kan je mensen bijvoorbeeld laten weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent, maar dat hun e-mail wel is ontvangen.
Een afwezigheidsmelding kan je op 2 manieren instellen:
- Via de optie Automatisch beantwoorden: hiermee stel je een afwezigheidsmelding zonder start- en einddatum in.
- Via de optie Afwezigheidsbericht voor alle e-mailadressen: hiermee stel je een afwezigheidsmelding met start- en einddatum in.
In dit artikel vind je voor beide opties een stappenplan.
Zonder start- en einddatum
Een afwezigheidsmelding zonder start- en einddatum stel je in met de optie Automatisch beantwoorden. Volg daarvoor deze stappen:
- Log in op de webmail. Weet je niet hoe je inlogt? Lees dan ons artikel over het inloggen op de webmail.
- Klik rechtsboven op Instellingen.
- Klik in het linkermenu op E-mailfilters.
- Klik rechts op Voeg toe.
- Er verschijnt nu een pop-upvenster.
- Vul bij Naam een naam in voor het filter. Je mag deze naam zelf kiezen, bijvoorbeeld 'Afwezigheidsmelding' of 'Out of office'.
- Je hoeft geen voorwaarden toe te voegen.
- Klik onder het kopje Actions op Voeg actie toe.
- Selecteer automatisch beantwoorden.
- Je krijgt nu een aantal invoervelden te zien:
- Vul bij Autoreply from name de naam in die getoond moet worden als afzender van de afwezigheidsmelding.
- Vul bij Autoreply subject het onderwerp van de afwezigheidsmelding in.
- Vul in het tekstveld daaronder de inhoud van de afwezigheidsmelding in. Dit is de standaardtekst die ontvangers te zien krijgen.
- Stel bij Autoreply days het aantal dagen in waarna dezelfde ontvanger opnieuw jouw afwezigheidsmelding ontvangt. Als je bijvoorbeeld 3 dagen kiest, dan krijgt een ontvanger die meerdere e-mails stuurt, jouw melding slechts één keer in de 3 dagen.
- Heb je alle velden ingevuld? Klik dan rechtsboven op Opslaan.
- De afwezigheidsmelding staat ingesteld! Vanaf nu krijgt iedereen die jou een e-mail stuurt deze automatische reactie, zolang deze melding is geactiveerd.
Met start- en einddatum
Een afwezigheidsmelding met start- en einddatum stel je in met de optie Afwezigheidsbericht voor alle e-mailadressen. Volg daarvoor deze stappen:
- Log in op de webmail. Weet je niet hoe je inlogt? Lees dan ons artikel over het inloggen op de webmail.
- Klik rechtsboven op Instellingen.
- Klik in het linkermenu op E-mailfilters.
- In de adresbalk van je browser staat de URL https://email.mijndomein.nl/mailbox/rules/. Pas deze URL aan naar https://email.mijndomein.nl/mailbox/rules/modal. Voeg dus het woord 'modal' toe aan de URL en klik daarna op de enter-toets.
- Er verschijnt nu een pop-upvenster.
- Selecteer bij Filter doel de optie Afwezigheidsbericht voor alle e-mailadressen.
- Je krijgt nu een aantal invoervelden te zien:
- Vul bij Regel naam een naam in voor het filter. Je mag deze naam zelf kiezen, bijvoorbeeld 'Afwezigheidsmelding' of 'Out of office'.
- Kies bij Herhaal na voor het getal 0.
- Vul bij Onderwerp het onderwerp van de afwezigheidsmelding in.
- Vul bij Bericht de inhoud van de afwezigheidsmelding in. Dit is de standaardtekst die ontvangers te zien krijgen.
- Kies bij Startdatum de eerste dag waarop je afwezig bent en bij Einddatum de laatste dag.
- Heb je alle velden ingevuld? Klik dan rechtsboven op Opslaan.
- De afwezigheidsmelding staat nu ingesteld! Iedereen die jou een e-mail stuurt, ontvangt deze automatische reactie vanaf de opgegeven startdatum tot en met de einddatum.