In dit artikel laten we stap voor stap zien hoe je een afwezigheidsmelding instelt in de webmail. Dit is handig als je op vakantie gaat of tijdelijk niet beschikbaar bent.
-
Een afwezigheidsmelding instellen in de webmail
-
Stappenplan 1: een afwezigheidsmelding zonder datum instellen
-
Stappenplan 2: een afwezigheidsmelding met datum instellen
Afwezigheidsmelding in de webmail
In de webmail kan je eenvoudig zelf een afwezigheidsmelding instellen, ook wel 'Out-of-Office' genoemd. Hiermee reageer je automatisch op alle e-mails die naar jouw e-mailadres worden gestuurd, met een standaardtekst die je van tevoren instelt. Zo kan je mensen bijvoorbeeld laten weten dat je op vakantie bent, maar dat hun e-mail wel is ontvangen.
Een afwezigheidsmelding kan je op 2 manieren instellen:
- Via de optie Automatisch beantwoorden stel je een afwezigheidsmelding zonder start- en einddatum in.
- Via de optie Afwezigheidsbericht voor alle e-mailadressen stel je een afwezigheidsmelding met start- en einddatum in.
In dit artikel vind je voor beide opties een stappenplan.
Stappenplan 1: een afwezigheidsmelding zonder datum instellen
Volg deze 9 stappen om snel en eenvoudig een afwezigheidsmelding zonder start- en einddatum in te stellen:
1. Log in op de webmail. In ons artikel over inloggen op de webmail lees je hoe je dat doet.
2. Klik rechtsboven op Instellingen.
3. Klik in het linkermenu op E-mailfilters.
4. Klik rechts op Voeg toe.
5. Er verschijnt een pop-upvenster. Vul bij Naam een naam in voor het filter, bijvoorbeeld 'Afwezigheidsmelding' of 'Out of office'. Je hoeft geen voorwaarden toe te voegen.
6. Klik onder het kopje Actions op Voeg actie toe.
7. Selecteer automatisch beantwoorden.
8. Vul de volgende gegevens in:
- Autoreply from name: de naam die getoond moet worden als afzender van de afwezigheidsmelding.
- Autoreply subject: het onderwerp van de afwezigheidsmelding.
- Tekstveld: de inhoud van de afwezigheidsmelding. Dit is de standaardtekst die ontvangers te zien krijgen.
- Autoreply days: het aantal dagen waarna dezelfde ontvanger opnieuw jouw afwezigheidsmelding ontvangt. Kies je bijvoorbeeld 3 dagen, dan krijgt een ontvanger (die meerdere e-mails stuurt) de melding slechts 1 keer in de 3 dagen.
9. Klik rechtsboven op Opslaan om de afwezigheidsmelding in te stellen.
Vanaf nu krijgt iedereen die jou een e-mail stuurt een automatische reactie, zolang deze melding is geactiveerd.
Stappenplan 2: een afwezigheidsmelding met datum instellen
Volg deze 18 stappen om snel en eenvoudig een afwezigheidsmelding met start- en einddatum in te stellen:
1. Log in op de webmail. In ons artikel over inloggen op de webmail lees je hoe je dat doet.
2. Klik rechtsboven op Instellingen.
3. Klik in het linkermenu op E-mailfilters.
4. Klik rechts op Voeg toe.
5. Er verschijnt nu een pop-upvenster. Vul bij Naam een naam in voor het filter, bijvoorbeeld 'Afwezigheidsmelding' of 'Out of office'.
6. Klik op Nieuwe voorwaarde.
7. Selecteer Huidige datum en tijd.
8. Klik op is gelijk aan.
9. Kies de optie vanaf.
10. Vul bij Waarde de startdatum van de afwezigheidsmelding in (jaar-maand-dag), bijvoorbeeld: voorbeeld: 2025-02-12.
11. Klik opnieuw op Nieuwe voorwaarde.
12. Selecteer Huidige datum en tijd en klik vervolgens op Is gelijk aan.
13. Kies nu de optie Tot en met.
14. Vul bij Waarde de einddatum van de afwezigheidsmelding in (jaar-maand-dag), bijvoorbeeld: 2025-03-03.
15. Klik onder het kopje Actions op Voeg actie toe.
16. Selecteer automatisch beantwoorden.
17. Vul de volgende gegevens in:
- Autoreply from name: de naam die getoond moet worden als afzender van de afwezigheidsmelding.
- Autoreply subject: het onderwerp van de afwezigheidsmelding.
- Tekstveld: de inhoud van de afwezigheidsmelding. Dit is de standaardtekst die ontvangers te zien krijgen.
- Autoreply days: het aantal dagen waarna dezelfde ontvanger opnieuw jouw afwezigheidsmelding ontvangt. Kies je bijvoorbeeld 3 dagen, dan krijgt een ontvanger (die meerdere e-mails stuurt) de melding slechts 1 keer in de 3 dagen.
18. Klik rechtsboven op Opslaan om de afwezigheidsmelding in te stellen.
Vanaf nu krijgt iedereen die jou een e-mail stuurt een automatische reactie, zolang deze melding is geactiveerd.